Vademecum sekretarza jednostki samorządu terytorialnego

Vademecum sekretarza jednostki samorządu terytorialnego

179 zł 142.55 zł

Vademecum sekretarza jednostki samorządu terytorialnego

Głównym zadaniem sekretarza gminy, wynikającym z art. 33 ustawy o samorządzie gminnym, jest organizacja pracy urzędu (zapewnia sprawne funkcjonowanie urzędu, w tym prawidłowy obieg dokumentów, rozpatrywanie skarg i wniosków itp.). Nie jest to samodzielna kompetencja, bowiem za określenie organizacji i zasad funkcjonowania urzędu odpowiedzialny jest wójt. Przepisy ustawy o samorządzie gminnym stanowią jednak, że wójt może powierzyć prowadzenie określonych spraw gminy w swoim imieniu zastępcy wójta lub sekretarzowi gminy. W ramach organizacji pracy urzędu do kompetencji sekretarza należy również sprawne zorganizowanie dostępu do informacji publicznej i zapewnienie procedury ochrony danych osobowych. W ramach powierzonych zadań sekretarz najczęściej zarządza kadrami (do jego zadań należy przygotowanie opisu stanowisk pracy i koordynacja ocen pracowniczych, jak również koordynacja służby przygotowawczej). Może spełniać istotną rolę w naborze na stanowiska urzędnicze. Może być koordynatorem i nadzorującym prace komisji konkursowej, może także czynnie uczestniczyć w toku postępowania konkursowego, np. jako członek komisji (czy także jej przewodniczący). Jako osoba, która może posiadać kompetencje z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, sekretarz powinien znać uregulowania dotyczące naboru konkursowego i stosować je w praktyce. Ponadto sprawuje nadzór merytoryczny i koordynuje pracę na sesjach rady gminy. Bierze udział w procedurze uchwalania budżetu i wieloletniej prognozy finansowej. Zajmuje się również opracowywaniem projektów dokumentów takich jak regulaminy czy instrukcje obowiązujące w urzędzie gminy. Zakres zadań sekretarza jest bardzo obszerny i wymaga wszechstronnego omówienia. Publikacją, która wyjaśnia trudne zagadnienia, z którymi musi zmierzyć się sekretarz jest Vademecum sekretarza. Książka Vademecum sekretarza jednostki samorządu terytorialnego omawia i uwzględnia następujące zagadnienia i związane z tym zmiany w przepisach:

- Organizacja pracy organu urzędu oraz współpraca z przewodniczącym rady i organem stanowiącym. W dniu 31 stycznia 2018 r. (z kilkoma wyjątkami) weszła w życie ustawa z dnia 11 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu zwiększenia udziału obywateli w procesie wybierania, funkcjonowania i kontrolowania niektórych organów publicznych (Dz.U z 2018 r. poz. 130). Na pierwszy plan wysuwa się konieczność dokonania zmian w statutach JST w celu uwzględnienia tych przepisów, które dotyczą materii regulowanej w przepisach prawa lokalnego (te zmiany należy wprowadzić do końca obecnej kadencji). W zakresie statutów znaczenie mają głównie zmiany w zakresie wprowadzenie obowiązku utworzenia przez organ stanowiący JST komisji skarg, wniosków i petycji, ustalenie minimalnej liczby radnych tworzących klub radnych, ustawowe zdefiniowanie instytucji interpelacji i zapytania. Z kolei inne zmiany determinują konieczność wprowadzenia określonych zmian w organizacji pracy urzędu JST, chociażby w związku z nowymi kompetencjami przewodniczącego organu stanowiącego JST, jak również ze wzmocnieniem uprawnień kontrolnych radnych. Istotnie nowym obowiązkiem nałożonym na zarząd JST, który w wielu przypadkach obciąży także sekretarza, jest przygotowanie raportu o stanie JST. Dodatkowo wymóg transmisji i utrwalania obrad za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk, udostępnienia nagrań w BIP i na stronie internetowej JST oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty będzie determinować określone zmiany w infrastrukturze technicznej związanej z funkcjonowaniem urzędu JST.
- Zadania sekretarza w organizacji wyborów samorządowych. Powyżej wspomniana ustawa (o zmianie niektórych ustaw w celu zwiększenia udziału obywateli w procesie wybierania, funkcjonowania i kontrolowania niektórych organów publicznych), a następnie ustawa z 15.6.2018 r. o zmianie ustawy – Kodeks wyborczy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1349) wprowadziły też dużo zmian (a jednocześnie dużo chaosu) w zakresie organizacji wyborów samorządowych. Teoretycznie ustawodawca zakładał zdjęcie odpowiedzialność z JST za organizację wyborów, a w praktyce większa część organizacji wyborów nadal pozostaje w gestii samorządów. Do 2018 r. za wykonanie większości zadań wyborczych organu wykonawczego, na czele z obsługą obwodowych i terytorialnych komisji wyborczych, odpowiadał pełnomocnik ds. wyborów, tzw. urzędnik wyborczy, którym w praktyce ustanawiany był najczęściej sekretarz jednostki. Obecnie rola sekretarza będzie mniejsza, ale nadal będzie on mocno zaangażowany w organizację prac urzędu w zakresie wyborów. W książce, oprócz pokazania nowych zasad organizacji wyborów opartych na wyżej wspomnianej zmianie, oraz pokazania szczegółowego kalendarza wyborczego, pokazujemy również najnowsze wytyczne Państwowej Komisji Wyborczej, w tym:
- Uchwały: np. uchwała z 3 września 2018 r. w sprawie regulaminów terytorialnych i obwodowych komisji wyborczych ds. przeprowadzenia głosowania w obwodzie oraz ds. ustalenia wyników głosowania w obwodzie powołanych do przeprowadzenia wyborów do rad gmin, rad powiatów, sejmików województw i rad dzielnic m.st. Warszawy oraz wyborów wójtów, burmistrzów i prezydentów miastu; czy też chwała Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 13 sierpnia 2018 r. w sprawie sposobu zgłaszania kandydatów na członków terytorialnych komisji wyborczych, wzoru zgłoszenia oraz zasad powoływania tych komisji, w tym trybu przeprowadzania losowania, w wyborach do rad gmin, rad powiatów, sejmików województw i rad dzielnic m.st. Warszawy oraz w wyborach wójtów, burmistrzów i prezydentów miast; czy też
- Wyjaśnienia: np. wyjaśnienia dotyczące powoływania przez Szefa Krajowego Biura Wyborczego urzędników wyborczych;
- Komunikaty: np. Komunikat Państwowej Komisji Wyborczej z dnia 29 sierpnia 2018 r. o komitetach wyborczych utworzonych w związku z wyborami do rad gmin, rad powiatów, sejmików województw i rad dzielnic m.st. Warszawy oraz wyborami wójtów, burmistrzów i prezydentów miast zarządzonymi na dzień 21 października 2018 r,
- Wzory dokumentów związane z wyborami, np.:
- Porozumienie w sprawie określenia warunków organizacyjno-administracyjnych i technicznych obsługi urzędników wyborczych oraz zasad pokrywania kosztów ich działania w sprawie wyznaczenia miejsc przeznaczonych na bezpłatne umieszczanie urzędowych obwieszczeń wyborczych i plakatów wszystkich komitetów wyborczych w wyborach uzupełniających do Rady Gminy,
- Informacja o uprawnieniach wyborców niepełnosprawnych,
- Katalog zadań pełnomocnika/zespołu ds. informatyki w gminie z załącznika Nr 4 do uchwały PKW z 13.8.2018 r.
- Preliminarz wydatków na wybory do rad gmin i rad dzielnic m.st. Warszawy oraz wybory wójtów burmistrzów i prezydentów miast (realizują wójtowie, burmistrzowie i prezydenci miast);
- Rola sekretarza w tworzeniu procedur ochrony danych osobowych w jednostce. W dniu 25.5.2018 r. weszło w życie RODO oraz nowa ustawa o ochronie danych osobowych. Przyjęte w ww. regulacjach rozwiązania i procedury wymagają dokonania wielu zmian w już istniejących procedurach i dokumentach (np. upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, zgoda na przetwarzania danych osobowych, umowa powierzenia danych osobowych, polityka bezpieczeństwa informacji) itd. Odpowiedzialność za stosowanie przepisów o ochronie danych osobowych ponosi Administrator (którym jest kierownik jednostki). W każdej organizacji należy utworzyć zespół osób odpowiedzialnych za wdrożenie RODO. W praktyce koordynację tych zadań powierza się sekretarzom JST. W związku z tym, że od 25.5.2018 r. podmioty danych mogą realizować swoje prawa przyznane im przepisami RODO, administrator powinien rozpocząć wdrożenie od procesów, w których przetwarza dane interesantów, oraz od przygotowania organizacji na rozpatrywanie wniosków osób, których dane dotyczą (np. o uzyskanie dostępu do danych lub kopii danych osobowych). Jest wysoce prawdopodobne, że osoby niezadowolone z obsługi urzędu lub z uzyskania niekorzystnej dla siebie decyzji będą próbowały w jakiś sposób zaszkodzić samorządowi. Jednym z pierwszych kroków dostosowania organizacji do RODO powinno być opracowanie i przyjęcie do stosowania (wraz z przeszkoleniem pracowników) procedury rozpatrywania wniosków podmiotów danych dotyczących realizacji ich praw przyznanych im w rozdziale III RODO. Procedura powinna wskazywać co najmniej osoby odpowiedzialne za merytoryczne rozpoznawanie wniosków, terminy na wykonywanie poszczególnych czynności (zgłoszenie przełożonemu, przekazanie do właściwych osób), sposoby weryfikacji podmiotów występujących z żądaniem, tryb wyszukiwania w systemach niezbędnych danych dotyczących wnioskodawcy oraz reguły odpowiadania na takie wnioski;
- Obowiązki sekretarza w zakresie załatwianie spraw w urzędzie i zarządzanie dokumentacją.W tym zakresie zmiany wprowadzone zostały m.in. przezrozporządzenie eISAS, które wdraża jednolite dla UE zasady identyfikacji elektronicznej oraz tzw. usług zaufania, jak również liczne zmiany w zakresie KPA (w dniu 1.6.2017 r. weszła w życie ustawa z 7.4.2017 r. o zmianie KPA, a kolejne znaczące zmiany do KPA wprowadziły przepisy wprowadzające ustawę z 6.3.2018 r. – Prawo przedsiębiorców (poz. 650). Ponadto w dniu 15.7.2018 r. Sejm uchwalił ustawę o zmianie ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej oraz niektórych innych ustaw Dz.U. z 2018 r., poz. 1544). Tą nowelizacją dokonano m.in. zmian terminologicznych dotyczących podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP, formularza elektronicznego, zakresu użytkowego dokumentu elektronicznego, uprawnień ministra właściwego do spraw informatyzacji w zakresie opracowywania wzorów dokumentów elektronicznych, udostępniania i usuwania formularzy elektronicznych z platformy ePUAP i innych systemów, których funkcjonowanie zapewnia ten minister. Natomiast ustawą o zmianie ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej oraz niektórych innych ustaw, uchwaloną przez Sejm 15.6.2018 r., upoważnia się (od 1.3.2019 r.) ministra właściwego do spraw wewnętrznych do wydawania środka identyfikacji elektronicznej w publicznym systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego. W warstwie elektronicznej dowodu osobistego będzie umieszczony m.in. certyfikat identyfikacji i uwierzytelnienia. Przed wdrożeniem dowodu osobistego, jako nośnika środka identyfikacji elektronicznej, niezbędne będzie wyposażenie urzędów w urządzenia służące do obsługi środka identyfikacji elektronicznej, tj. czytniki nowego dokumentu. Dokonanie w 2018 r. zakupu urządzeń służących do obsługi środka identyfikacji elektronicznej w dowodzie osobistym, wydawanego przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych w publicznym systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego, będzie zadaniem zleconym gminy z zakresu administracji rządowej. Minister właściwy do spraw wewnętrznych, w terminie do 30.9.2018 r., określi i udostępni na swojej stronie podmiotowej w BIP wymagania techniczne dla ww. urządzeń.

- Tu w obszernym rozdziale przedstawiamy m.in. wyjaśnienia w zakresie:
- Jakie są możliwości wnoszenia podań i innych pism na adres poczty elektronicznej,
- Jakie zasady wykorzystania poczty elektronicznej w urzędzie,
- Jakie są możliwości wnoszenia pism przez elektroniczną skrzynkę podawczą,
- Jakie są możliwości wniesienia dokumentu na nośniku teleinformatycznym,
- Jakie są zasady rejestracji przesyłek wpływających – rejestr może być prowadzony w postaci papierowej (postać książki korespondencyjnej) lub elektronicznej (np. z wykorzystaniem edytora tekstu czy arkusza kalkulacyjnego, bazy danych, dedykowanego systemu kancelaryjnego albo systemu EZD, jeśli taki jest wykorzystywany).
- Jak wdrożyć standard metadanych dla przesyłek wpływających (również przesyłek wychodzących, spraw, elementów akt sprawy niebędących przesyłkami) do systemu EZD,
- Jakie są sposoby postępowania z przesyłkami przekazywanymi pocztą elektroniczną (np. w drodze e-mail),
- Jak powinna wyglądać procedura postępowania z informacjami mającymi charakter spamu,
- Jak powinna wyglądać procedura postępowania w e-mailami mającymi robocze znaczenie dla załatwianych spraw,
- Jak powinna wyglądać procedura rejestracji korespondencji wpływającej i wychodzącej, generowania pocztowych książek nadawczych oraz przygotowanie składów chronologicznych.
- Jakie są sposoby rejestracji dokumentów w zależności od przyjętego systemu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw,
- Jak dokonywać rozdziału przesyłek w urzędzie (zarówno w systemie tradycyjnym, jak i w systemie EZD),
- Jak badań spełnienie wymogów formalnych podania (w tym wnoszonych w postaci elektronicznej),
- Zasady udostępniania informacji o stanie przyjmowanych spraw (m.in. w BIP),
- Jak zmiany organizacyjne wpływają na zarządzanie dokumentacją,
- Jaki jest schemat akceptacji i wysyłki dokumentu dla systemu EZD i systemu tradycyjnego,
- Jakie są schematy elektronicznego doręczenia pism do osoby fizycznej,
- Zadania sekretarza w zakresie umożliwienia dostępu do informacji publicznej, w tym tworzenie Biuletynu Informacji Publicznej.

W publikacji Vademecum sekretarza jednostki samorządu terytorialnego znajdą w niej Państwo omówienie:

- 30 podstawowych zadań i kompetencji sekretarza
- Wymagań na stanowisku sekretarza
- Ograniczeń w pracy sekretarz
- Odpowiedzialności sekretarza
- Dodatków do wynagrodzenia zasadniczego sekretarza
- Czasu pracy sekretarza oraz jego uprawnień urlopowych
- Procedury naboru na wolne stanowiska urzędnicze
- Zasady organizowania służby przygotowawczej
- Zasad dokonywania ocen okresowych pracowników (kto ocenia? Kto jest oceniany? Jak często powinny być dokonywane oceny? Forma i zakres oceny? Jakie są skutki prawne oceny negatywnej?
- Zasady awansu i naborów wewnętrznych w urzędzie (jakie są procedury w z zakresie awansów? Jakie są ograniczenia w tym zakresie?
- Czasowego powierzenia wykonywania innej pracy
- Zasady przenoszeń służbowych pracowników
- Zasad dokonywania opisu stanowisk pracy
- Nadzoru nad rozpatrywaniem skarg i wniosków
- Możliwości łączenia stanowisk w gminie
- Zasad likwidacji i łączenia komórek organizacyjnych
- Możliwości przekazywania zadań publicznych innym podmiotom
- Możliwości przenoszenie zadań do innych komórek organizacyjnych oraz na inne stanowiska
- Zwalnianie/nabór nowych pracowników w konsekwencji reorganizacji urzędu.

Na płycie CD Vademecum sekretarza jednostki samorządu terytorialnego znajdą Państwo ponad 80 wzorów dokumentów z zakresu zarządzania personelem w urzędzie, ochrony danych osobowych, organizacji pracy urzędu, dostępu do informacji publicznej itd.